Monitoring dokumentów - flashgate

Audyt chronionych dokumentów

 

                Oprócz możliwości kontroli dostępu do dokumentów, ochrony danych przed edycją i powielaniem, DSS proponuje także inne rozwiaząnia. Poprzez utrzymywanie stałego kontaktu z chronionymi dokumentami, DSS gromadzi informacje odnośnie sposobu ich użytkowania. Uzyskując wgląd w historię działań wykonanych na dokumentach, główny użytkownik systemu DSS może poznać:

liczbę i rodzaj działań wykonywanych na dokumentach (podgląd, edycja, kopiowanie, druk);

czas oraz miejsce wykonanych działań,

szczegóły odnośnie działań niepożądanych, np. próbach „zrzutu ekranu” (print screen) lub „udostępniania ekranu” oraz innych, zablokowanych działaniach.

Kula

               Podstawowym celem gromadzenia powyższych informacji, jest ochrona danych zawartych w firmowych dokumentach. Jednakże, w zależności od sposobu wykorzystania tych danych, nasi klienci mogą uzyskać dalsze korzyści. Zgromadzone przez DSS informacje odnośnie obiegu dokumentów oraz działań na nich wykonanych, mogą posłużyć do zmiany organizacji pracy w firmie.

Badając historię działań wykonanych na dokumentach, można szybko i skutecznie zbadać:

efektywność pracy (stosunek liczby podjętych działań a efektywności i czasu pracy),

logistykę dokumentów (stworzyć mapę obiegu dokumentów w firmie),

– najskuteczniejsze narzędzia komunikacji w firmie ( np. e-mail, firmowy serwer, zewnętrzne nośniki pamięci, wydrukowane dokumenty, itp.),

intensywność wymiany dokumentów pomiędzy pracownikami lub działami firmy,

źródło i natężenie niepożadanych działań na dokumentach (czynności zablokowanych).